Het bedrijf IB
IB is een onafhankelijke partij die sinds 2004 zorgt voor een gestructureerde informatie-uitwisseling van artikel- en prijsgegevens tussen aanbiedende en afnemende partijen in de bouwbranche. Aanbiedende (verkopende) partijen zijn over het algemeen fabrikanten en handelsbedrijven. Afnemende (inkopende) partijen zijn doorgaans handelsbedrijven en bouwbedrijven.
Aanbiedende partijen kunnen de artikel- en prijsgegevens van hun complete assortiment op de voor hen voorhanden manier aanleveren (een Excel sheet, een PDF-bestand, een systeemuitdraai, een papieren prijslijst, een documentatiemap of een catalogus met artikelgegevens...). Uit de verschillende beschikbare documentatie neemt IB de artikel- en prijsgegevens uitgebreid en consistent op in haar database. Vanuit deze database worden artikel- en prijsbestanden gemaakt voor afnemende partijen, welke voldoen aan alle eisen en wensen van bestaande werkwijzen en softwaresystemen. Indien van toepassing en gewenst, worden deze bestanden gekoppeld aan de huidige artikelen in de door afnemers gebruikte systemen. Wijzigingen in artikel- en prijsgegevens worden vervolgens door IB doorgevoerd in de database van IB waarna afnemende partijen structureel voorzien worden van updatebestanden. Op deze manier beschikken afnemende partijen altijd over de meest actuele artikel- en prijsgegevens van aanbiedende partijen.
Door het uit handen nemen van deze tijdrovende maar noodzakelijke werkzaamheden, en het leveren van maatwerkoplossingen, worden nieuwe en gewijzigde artikel- en prijsgegevens van aanbiedende partijen snel doorgevoerd in de bestaande systemen van afnemende partijen. Hierdoor kunnen zowel aanbieders als afnemers zich richten op de kerntaken van hun ondernemerschap: productie, handel en verwerking van de artikelen zelf! Doordat IB de werkzaamheden voor meerdere partijen tegelijk uitvoert, is IB in staat om haar diensten voor beduidend lagere tarieven aan te bieden, vergeleken met de kosten voor een bedrijf dat alleen voor de eigen organisatie artikel- en prijsgegevens onderhoudt.
Ontstaan IB
Tijdens de studie Bouwkunde aan de Technische Universiteit Eindhoven kwam één van de oprichters van IB bij een bouwbedrijf in aanraking met administratie- en calculatiesoftware. In het desbetreffende softwarepakket werden uitvoerige calculaties gemaakt om zo exact mogelijk te berekenen wat de materiaalkosten van een project zouden zijn. Daarnaast werden in dit softwarepakket de bestellingen ingeboekt om daarmee een goed inzicht te hebben in de daadwerkelijke kosten en om facturen snel te kunnen verwerken. De meest belangrijke activiteit hierbij bleek het grootste knelpunt te zijn: Het beheren van artikel- en prijsgegevens, zoals bestelcodes, omschrijvingen, trefwoorden (productkenmerken en zoektermen), bruto-/ nettoprijzen, verpakkingseenheden, omrekenfactoren, etc. Het invoeren en up-to-date houden van artikel- en prijsgegevens is namelijk zeer tijdrovend en bovendien foutgevoelig. Uit verder onderzoek in de bouwketen bleek dat handelsbedrijven hetzelfde knelpunt ondervonden voor wat betreft het beheren van artikel- en prijsgegevens. Hierdoor stonden fabrikantassortimenten vaak incompleet en niet met de actuele gegevens in de systemen van afnemende partijen.
Actuele artikel- en prijsgegevens vormen voor zowel fabrikanten, handelsbedrijven en bouwbedrijven dé basis voor een goede inkoop en/ of verkoop van materialen en voor een efficiënte afhandeling van de daaraan gekoppelde administratieve activiteiten. Op basis hiervan ontstond de volgende gedachte:
…..Hoeveel voordelen zou het met zich meebrengen als een onafhankelijke partij alle artikel- en prijsgegevens van fabrikanten en leveranciers centraal onderhoudt, en vervolgens de gewenste gegevens communiceert naar afnemers op een manier die eenvoudig ingelezen kan worden in reeds aangeschafte software…..
Uitgangspunt betreffende de kosten
Het uitgangspunt dat IB hanteert betreffende de kosten: De partijen in de bouwkolom die baat hebben bij een gestructureerde en up-to-date informatievoorziening dragen een deel van de kosten. Door het delen van de kosten kunnen de kosten per partij vanzelfsprekend ook laag blijven. Wijzigingen in de artikel- en/of prijsgegevens vinden voortdurend plaats, daarom is gekozen voor een abonnementsvorm (jaarabonnement) waarmee de continuïteit in de informatiestroom gewaarborgd is.